Каш запрос на информацию

Электронная площадка RFP.LTD (Июнь 2020).


Теперь, когда вы проанализировали свои бизнес-требования и завершили поиск своего поставщика, вы готовы начать производство мяса и картофеля процесса выбора поставщика. Хорошо написанный Запрос на предложение (RFP) или Запрос на котировку (RFQ) - это ключ к выбору лучшего поставщика по наилучшей стоимости для вашей компании. Написание RFP или RFQ не сложно, если вы понимаете цели и функции документа.

Запрос на предложение (RFP)
RFP используется для услуг или сложных продуктов, где качество, обслуживание или готовый конечный продукт будут отличаться от каждого поставщика, который отвечает.

Запрос на предложение (RFQ)
RFQ используется для товаров, простых услуг или простых / неосложненных частей с минимальным или отсутствием возможности дифференциации продуктов или услуг между ответами поставщики. Точки согласования могут включать в себя графики доставки, варианты упаковки и т. Д.

  • Получить подробные предложения, чтобы оценить реакцию каждого поставщика, чтобы обеспечить наилучшие интересы вашей компании на всех фронтах > Использовать конкурентный характер процесса отбора поставщиков для переговоров по наилучшей возможной сделке
  • Обеспечить соблюдение интересов всех заинтересованных сторон в вашей компании и достижение консенсуса
  • Поставляет вашу компанию под контроль всего процесса отбора поставщиков и устанавливает правила отбора спереди
Начинает строить партнерство между вами и продавцом с самого начала
  • Разделы запроса на предложение или запрос на котировку

Индивидуальный раздел для ваших индивидуальных потребностей.

    Сроки, почтовый адрес вашей компании, контактное лицо по вопросам и разъяснениям

Введение и резюме Напишите этот раздел последним после того, как весь документ будет завершен. Это используется, чтобы предоставить потенциальным поставщикам краткий обзор вашей компании и требования к вашему продукту или услуге.

Обзор и справочная информация по бизнесу Дайте краткий обзор вашего бизнеса, продуктов и рыночного сектора, который вы обслуживаете. Это поможет вашим потенциальным поставщикам понять, какие бизнес-задачи вы пытаетесь заполнить процессом отбора поставщиков. Кроме того, предоставьте важную справочную информацию, которая принесет пользу поставщику при ответе.

Подробные спецификации

  • Это должен быть самый длинный раздел документа.Для RFP он будет содержать
    качественные меры и требования, которые будут управлять решением выбора поставщика. Для RFQ в этом разделе должны быть предусмотрены количественные меры, которые вы будете искать в ответе поставщика. Пример критерия включает в себя: Чертежи продукта
    • Технические допуски
    • Уровни обслуживания
    • Этапы
    • Конечные результаты и сроки
    • Технические или бизнес-требования
    • Функциональность программного обеспечения
    • Требования к оборудованию


    Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности. Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа. Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-45 . Это быстро и бесплатно !

    Когда требуется?

    Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

    • В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
    • В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
    • В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
    • В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
    • В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
    • В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

    Какие виды существуют и каковы их особенности?

    Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

    1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
    2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

    Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

    Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

    При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

    Как правильно оформить?

    Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

    1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).
      В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.
    2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.

    • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
    • информация по запросу.

    В случае отрицательного письма указываются:

    • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
    • причина отклонения просьбы;
    • констатация отказа.
  • Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  • Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.

    • Как ответить?

    тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

    ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

    На № 01-19/678 от 10.12.17

    Уважаемый Евгений Сергеевич!

    Приложение на __5__ л.

    г. Москва, ул. Забелина, д. 36 г. Москва, ул. Ленина, д. 41. Кв. № 9

    тел. (095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51

    ОКПО 267459, ОГРН 103526384949

    На № 01-19/412 от 05.10.17

    Уважаемая Елена Павловна!

    • опыт работы в аналогичной должности не менее 5 лет;
    • ведение бухгалтерского учета в коммерческой организации.

    Подводя итог, следует отметить, что письмо — ответ на запрос информации должно соответствовать основным требованиям, предъявляемым к деловой переписке (деловой стиль изложения, краткость, точность, отсутствие размытых фраз). Кроме того, оно должно составляться на фирменном бланке организации (при его наличии).

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-59-45 Это быстро и бесплатно !

    Как правильно написать ответ на деловое письмо? Этот вопрос возникает почти у каждого, кто пишет письма. Да, каждый может написать ответ. Но вопрос, сможете ли вы написать его правильно с точки зрения содержания письма? Поймет ли вас адресат? Или у него возникнут вопросы к вашему письму? Так что же следует писать в ответе на официальное письмо?

    Для начала необходимо знать, что каждое ответное письмо индивидуально, и однозначного способа по его написанию нет!

    В этой статье мы разберем, на какие письма пишут ответы, дадим общие рекомендации для составления писем ответов, слова и фразы для писем ответов и приведем примеры ответных писем.

    В каких случаях пишут письма ответы?

    Письма ответы пишут по самым разнообразным поводам.

    Иногда письма ответы пишут на письма о сотрудничестве, приглашения, поздравления, сопроводительные письма, письма заявления и другие.

    Но даже если все письма-ответы по характеру ситуаций, поводов и вопросов разнообразны, существуют общие рекомендации, характерные для составления писем ответов.

    Пример ответа на запрос об учете канцелярских товаров

    Уважаемый Имя Отчество,

    На Ваш запрос о предоставлении информации об учете канцтоваров в Отделе по обслуживанию клиентов сообщаем, что к сожалению, наш отдел не ведет учет канцелярских товаров.

    По этой причине мы не можем предоставить Вам информацию об учете канцтоваров.

    Пример письма ответа о задержке товара

    Уважаемый Имя Отчество,

    В ответ на ваш запрос сообщаем, что в связи с техническими проблемами отгрузка товара задерживается.

    Мы можем отправить Вам товар только до конца следующей недели в срок до 20 февраля 2020 года.

    Надеемся на взаимопонимание и дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

    Пример ответа на запрос по количеству постов охраны и количеству охранников на объекте

    Уважаемый Имя Отчетсво,

    В ответ на Ваш запрос исх. №123-3 от 12.01.2020 года направляем следующую информацию по количеству постов и охранников с указанием их заработной платы:

    — На объекте по адресу ул. Гоголя д.3 находится три поста охраны.

    — На данном объекте работают четыре охранника: 1. Стаков Б.И. (заработная плата 20 000 рублей); 2. Ильин С.А. (заработная плата 20 000 рублей); 3. Мусин В.Е. (заработная плата 20 000 рублей); 4. Быков П.П. (заработная плата 20 000 рублей).

    Пример ответа на запрос о принудительном взыскании и оплате денег за сотрудника

    Уважаемый Имя Отчество,

    В ответ на Ваш запрос исх. №123-3 от 12.01.2020 года о взыскании денег с Асина В.В. сообщаем, что мы не можем взыскать и оплатить деньги за данного гражданина, так как он не работает в нашей компании.

    Пример ответа о предоставлении прав на дистрибуцию товара

    Уважаемый Имя Отчество,

    Настоящим сообщаем Вам о предоставлении прав на дистрибуцию товара.

    Пример ответа на приглашение на конференцию

    Уважаемый Имя Отчество,

    Уважаемый Имя Отчество,

    Мы получили Ваше письмо №123-1 от 12 мая 2018 года и благодарим Вас за проявленный интерес к деятельности нашей компании.

    В случае, если у Вас возникли дополнительные вопросы обращайтесь к нам по телефону +7ХХХХХХХХ.

    Пример ответа на запрос.

    Уважаемый Имя Отчество,

    В ответ на ваш запрос №12-21 от 21.10.2019 г. сообщаем, что у нас нет обособленного подразделения по работе с клиентами.

    Пример ответа на приглашение по повышению квалификации работников

    Оплата за обучение данных специалистов переведена на указанный Вами счёт.

    Пример ответа на коммерческое предложение

    Уважаемый Иван Иванович,

    В ответ на Ваше коммерческое предложение о закупке товаров исх. №123-03 от 12.11.2019г. сообщаем, что Ваше предложение в настоящее время находится на рассмотрении у руководства компании.

    И в случае положительного решения нами будет произведена закупка предложенных товаров.

    Уважаемый Имя Отчество,

    Благодарим Вас за предложение о поставке товаров и подтверждаем покупку товаров на предложенных Вами условиях.

    Уважаемый Имя Отчество,

    Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы, наша продукция всегда отличалась превосходной прочностью и качеством.

    Мы всегда готовы принять продукцию назад, если возникают проблемы с качеством. Однако пятна на товаре, о которых Вы указываете могут быть причиной неправильной распаковки и эксплуатации товара.

    Приносим извинения за временные неудобства.

    Пример ответа на запрос об изготовлении изделий

    На Ваш запрос о возможности изготовления подарочных сувениров сообщаем, что мы можем изготовить данные изделия.

    Стоимость изготовления сувениров составит десять тысяч рублей. Счет для оплаты прилагается к письму.

    Пример развернутого ответа на письмо запрос (обращение физического лица к гос. органу)

    Уважаемый Имя Отчество,

    Пример ответа запрос о сравнительных технических параметрах

    В ответ на Ваш запрос №21-1 от 12.09.2018 года сообщаем, что в насосной установке пожаротушения, заложенной в проектной документации и в предлагаемой нами установке, используются одинаковые насосы.

    То есть технические характеристики этих двух установок идентичны.

    Если у Вас возникают сложности при написании ответов, Вы можете задать вопрос в комментариях к этой статье или бесплатно заказать письмо. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.


    Образцы писем-ответов

    ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:


    СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:

    Как правильно составить документ

    Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

    Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

    • При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
    • При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

    Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

    Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

    Исключения составляют случаи:

    • Болезнь сотрудника;
    • Отпуск;
    • Увольнение;
    • Командировка;
    • Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.


    Как составить ответ на представление Прокуратуры об устранении нарушений, читайте тут.

    Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

    Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

    Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость и ложную информацию.

    Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

    На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

    Они делятся на две группы:

    • Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
    • Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

    Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

    Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

    В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

    Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

    Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

    Как оформить письмо-ответ правильно

    Форма ответа может быть:

    • В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
    • В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

    Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

    Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов фирмы).

    В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

    В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

    В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

    Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

    Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

    Как отправить документ получателю


    Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

    • почта;
    • курьер;
    • факс;
    • электронная почта;
    • вручение лично.

    Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

    Ждать ли ответ на такое письмо

    По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Но существуют и исключения. Например, не нужно ждать ответа, если запрос поступил вам, и вы уже написали на него свой ответ.

    Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой в начале деловых взаимоотношений между сторонами. Например, у вас запросили информацию об оказываемых услугах. Ответ вашей компании полностью устроил будущего партнера и был заключен контракт на сотрудничество.

    Посмотрите видео. Как загрузить документы для представления в налоговую инспекцию:


    Дорогие читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно ! Или позвоните нам по телефонам:

    +7-495-899-01-60

    Москва, Московская область

    +7-812-389-26-12

    Санкт-Петербург, Ленинградская область

    8-800-511-83-47

    Федеральный номер для других регионов России

    Если ваш вопрос объемный и его лучше задать в письменном виде, то в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете его написать и мы передадим ваш вопрос юристу, специализирующемуся именно на вашей проблеме. Пишите! Мы поможем решить вашу юридическую проблему.


    Ни для кого не секрет, что такое али. Многие заказывают там товары и чаще всего заказы приходят в Россию без проблем, но бывает, что посылка в Ваши руки так и не попадает.

    Но что же делать, если сроки подходят к концу, а посылки нет? Давайте расскажу на своем примере.

    Шаг 1. Продлите срок получения товара, если Вам "не горит" получить посылку в срок.

    Вы можете продлить срок получения товара до того, как кончился отсчет. Кнопочку видно на картинке.


    Это временная мера, чтобы не открывать спор. Мне пару раз это помогало избежать спора, потому что посылка успевала придти за дополнительный срок.

    Шаг 2. Откройте спор ДО ТОГО, КАК ПРОШЕЛ СРОК.

    Если Вы не успеете открыть спор до окончания обратного отсчета, то деньги автоматом перейдут к продавцу. Поэтому открывайте спор за 2-3 дня до конца отсчета.


    Далее Вы должны выбрать дополнительные опции


    Получили ли товар? Нет.
    Решение спора. Возврат в полном объеме.

    В окне "Пожалуйста, укажите подробную информацию о Вашем запросе" пишем:

    Sending did not come within the specified period. Seller extended for another 2 weeks. No changes. All deadlines have passed (60+14 days).
    Отправление не пришло за выделенный период. Продавец сделал продление на 2 недели. Изменений нет. Все сроки прошли (60+14 дней).

    В приложении добавляем скрин того, что посылка по трек номеру не прибыла на Вашу почту.


    И жмём "отправить". Готово.
    Спор на данный момент открыт с продавцом. Али вмешиваться в него не будет до тех пор, пока не пройдет отбратный отчет спора (около 10 дней).

    Шаг 3. Следим за спором во вкладке "открытые споры". Там продавец что-нибудь должен Вам ответить уже не следующий день.

    Скорее всего он напишет что-то типа:


    (Проверяйте инфу по треку. Все чики пуки.) Короче, ничего путного.

    Тем временем в личке он просит меня "любезно закрыть спор". На что я отвечаю, что посылка, которая не пришла в указанный срок — это не мой риск.


    Далее разговор заходит в тупик, потому что продавец просит "порешать мирно", а я не хочу, так как у продавца были случаи в отзывах, когда он не возвращал деньги без спора.

    Шаг 4. Я принимаю решение обострить спор.
    Жмём в менюшке Вашего спора кнопку "обострить спор". Коротко об обострении: в спор вмешивается третья сторона — Aliexpress. Они собирают пруфы с обеих сторон, проверяют пруфы и на их основе выносят решение.

    Мой пруф — ссылка на сайт с отслеживанием трека. Посылка даже не трекалась в РФ.
    Пруф продавца. Его нет.

    Собственно потому мне через 1 день приходит такое сообщение на почту:

    Dear Alexander Melekhin, Thank you for contacting AliExpress.
    Regarding your order 66664291281394, I am sorry that you didn't get an adequate solution from the seller. We checked the information and supportive evidence you provided for this dispute, your claim is accepted.
    For this dispute, Aliexpress can provide you the following solution:
    Full refund. If you have already settled the dispute with seller, please inform us so that we can follow this dispute based on the settlement; If the seller provides validtrackingnumber as response, we might updateoptions you could choose. Thank you in advance for your understanding and great cooperation.
    Best regards.

    (Уважаемый Александр Мелёхин, благодарим Вас за обращение в Али.
    Что касается вашего заказа 66664291281394, мне жаль, что Вы не получили удовлетворительного решения от продавца. Мы проверили информацию и доказательства, которые Вы предоставили для этого спора, Ваши претензии принимаются.
    Для этого спора, Aliexpress может предоставить Вам следующее решение:
    Полное возмещение.
    Если вы уже уладили спор с продавцом, пожалуйста, сообщите нам, чтобы мы могли закрыть этот спор на основе личного урегулирования. Если продавец предоставляет рабочий трек-номер в ответ, мы могли бы предложить ещё решения на Ваш выбор. Спасибо заранее за понимание и большое сотрудничество.
    С наилучшими пожеланиями.)

    Полный возврат. Это то, что нам нужно. Далее али ждет от меня сообщения, что я с продавцом таки не договорился. Пишем во вкладке обостренного спора о том, что решения не нашли. На что сразу видим ответ продавца: предложено возмещение в полном размере!


    После этого Вам все равно нужно оставить отзыв о товаре и продавец пишет в личку, мол поставьте 5 звезд всё равно.
    Да, продавец деньги вернуть согласился и мне нет смысла писать о нём плохой отзыв. Поэтому ждём, пока Вам придет возмещение (в течение 10 дней) и только после этого оставляем положительный отзыв.


    Образцы писем-ответов

    ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:


    СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:

    Как правильно составить документ

    Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

    Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

    • При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
    • При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

    Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

    Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

    Исключения составляют случаи:

    • Болезнь сотрудника;
    • Отпуск;
    • Увольнение;
    • Командировка;
    • Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.


    Как составить ответ на представление Прокуратуры об устранении нарушений, читайте тут.

    Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

    Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

    Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость и ложную информацию.

    Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

    На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

    Они делятся на две группы:

    • Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
    • Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

    Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

    Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

    В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

    Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

    Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

    Как оформить письмо-ответ правильно

    Форма ответа может быть:

    • В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
    • В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

    Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

    Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов фирмы).

    В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

    В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

    В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

    Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

    Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

    Как отправить документ получателю


    Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

    • почта;
    • курьер;
    • факс;
    • электронная почта;
    • вручение лично.

    Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

    Ждать ли ответ на такое письмо

    По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Но существуют и исключения. Например, не нужно ждать ответа, если запрос поступил вам, и вы уже написали на него свой ответ.

    Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой в начале деловых взаимоотношений между сторонами. Например, у вас запросили информацию об оказываемых услугах. Ответ вашей компании полностью устроил будущего партнера и был заключен контракт на сотрудничество.

    Посмотрите видео. Как загрузить документы для представления в налоговую инспекцию:


    Дорогие читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно ! Или позвоните нам по телефонам:

    +7-495-899-01-60

    Москва, Московская область

    +7-812-389-26-12

    Санкт-Петербург, Ленинградская область

    8-800-511-83-47

    Федеральный номер для других регионов России

    Если ваш вопрос объемный и его лучше задать в письменном виде, то в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете его написать и мы передадим ваш вопрос юристу, специализирующемуся именно на вашей проблеме. Пишите! Мы поможем решить вашу юридическую проблему.

    Читайте также: